Tais medidas demonstram o que os órgãos arrecadadores estão fazendo na busca de impostos que deveriam ser recolhidos adequadamente pelas empresas e pelas pessoas jurídicas, valendo-se de informações contidas nas declarações cada vez mais específicas que a Receita Federal criou, com o objetivo de captar informações para arrecadar impostos, e que, muitas vezes, não são levadas a sério pelos contribuintes.

Cabe a nós reiterar uma posição muito clara: impostos não pagos ou pagos equivocadamente representarão dores de cabeças insuportáveis para as empresas. Os registros contábeis devem seguir criteriosamente as Normas de Contabilidade Geralmente Aceitas, fixadas pelo Conselho Federal de Contabilidade. Os documentos que dão embasamento devem ser hábeis, idôneos e de acordo com as atividades fins das empresas.

Deve ficar bem dividido o que é despesa da empresa e o que é despesa dos sócios. Os registros contidos nos livros contábeis devem ser coincidentes com os dados constantes dos livros fiscais (Entrada e Saída de Mercadorias, Inventário, LMC). Eles (Diário e Razão), devem estar devidamente encadernados, e o livro Diário, registrado na Junta Comercial, no prazo fixado em lei.

Outra orientação que deve ser seguida pelos empresários e pelos responsáveis por seus registros contábeis é a correta manutenção dos arquivos magnéticos no layout exigido pelas respectivas fiscalizações: Instrução Normativa 86 pela Receita Federal e Instrução Normativa 89/2003 (incorporada pela IN 100/2003) pelo INSS. Recomendam-se conciliações periódicas desses registros magnéticos, pois as fiscalizações podem exigi-los, independente da apresentação dos livros obrigatórios.

Celso Arruda

Consultor Contábil e Fiscal do Sulpetro