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| Documentos quitados - Arquivo físico deve ser mantido | Gerencie Melhor | |||
| Com o início de 2010, é habitual sentir a necessidade de arrumar a papelada dos anos anteriores. No entanto, antes de jogar fora notas fiscais e recibos, é preciso examinar sua natureza e separar o que precisa seguir arquivado. | ||||
| Com o início de 2010, é habitual sentir a necessidade de arrumar a papelada dos anos anteriores. No entanto, antes de jogar fora notas fiscais e recibos, é preciso examinar sua natureza e separar o que precisa seguir arquivado. “Mesmo com os arquivos digitais, quem deve provar que quitou a dívida é sempre o devedor. Recomendo guardar documentos físicos até que vença o período em que credores não possam mais exigir pagamento”, diz o consultor contábil e fiscal do Sulpetro, Celso Arruda.
Segundo ele, comprovantes de impostos e contribuições pagos podem ser solicitados pelos órgãos de arrecadação até a prescrição, ou decadência. Ele explica: “Prescrição é quando o imposto é lançado, ou seja, declarado pelo contribuinte ou levantado pelo fisco, e o órgão arrecadador não toma providências para exigir sua cobrança. Normalmente, esse prazo é de cinco anos, fora o ano corrente”.
Quanto tempo e o que guardar * Contas de telefone, luz e outras do gênero, quitadas Dois anos (pessoa física) e cinco anos (pessoa jurídica), fora o ano corrente
*Comprovantes de pagamento de impostos e contribuições, notas fiscais, recibos e contratos Cinco anos, fora o ano corrente
*Documentos da área de pessoal Trinta anos
É recomendável fazer cópia xerox de recibo fornecido por caixa automático de bancos e casas lotéricas, pois há papéis cuja impressão se apaga com o tempo.
Fonte: Celso Arruda Método Consultoria Empresarial Ltda.
Prazo é maior para empresas Para os documentos como notas fiscais, recibos e contratos, vale o mesmo critério de cinco anos, fora o ano corrente, pois órgãos de cobrança somente podem fiscalizar retroativamente esse período, a menos que tenham iniciado algum processo de fiscalização ou cobrança antes de passado esse tempo.
Documentos da área de pessoal devem ser preservados por mais tempo. Especialmente, fichas de registro de empregados e quaisquer dados referentes ao contrato de trabalho têm de permanecer na empresa por até 30 anos. “Podem ser solicitados futuramente, para apresentar à Previdência Social”, justifica Celso Arruda.
Contas de telefone e de luz precisam ser arquivadas apenas por dois anos. No entanto, pessoas jurídicas devem guardar esses recibos por cinco anos, fora o ano corrente. Contas pagas por meio de débito automático constarão no extrato bancário mensal, que deve ser arquivado junto aos documentos contábeis da empresa. Eles servem como provas de que a dívida foi paga. Arruda recomenda que seja feita cópia xerox de recibo fornecido por caixa automático de bancos e casas lotéricas, pois há papéis cuja impressão se apaga com o tempo. | ||||
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